Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Laatimispäivä 23.5.2018

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

UKK-instituutti, PL 30, 33501 Tampere, puhelinvaihde 03 282 9111

Yhteyshenkilö

Antti Raevuori, mikrotukihenkilö, UKK-instituutti

Rekisterin nimi

UKK-instituutin asiakas- ja tilaajarekisteri

Rekisterin tietosisältö

  • Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, postiosoite, puhelinnumero, laskutustiedot ja tehtävä/nimike sekä vapaavalintaisesti sähköpostiosoite, koulutus ja yritys.
  • Tilauskoulutuksen tarjouspyynnön yhteydessä kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio sekä mahdollisesti puhelinnumero. Jos koulutustilaus vahvistuu, kerätään ja tallennetaan myös laskutustiedot.
  • Verkkokaupan aineistotilauksen yhteydessä kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, toimitusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja laskutustiedot sekä vapaavalintaisesti yritys.
  • Koulutuskalenterin (painettu lehtinen) tilauksen yhteydessä kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, toimitusosoite ja ammatti sekä vapaavalintaisesti sähköpostiosoite ja organisaatio.
  • Terveysliikuntauutisten (painettu lehti) tilauksen yhteydessä kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, toimitusosoite ja ammatti sekä vapaavalintaisesti sähköpostiosoite ja organisaatio.
  • Verkko-oppimisalustan käytön yhteydessä tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi ja sähköpostiosoite sekä mahdollisesti puhelinnumero, ammattinimike ja toimipaikka.
    Tämä rekisteri on Discendum Oy:n Optima-järjestelmässä.
  • Uutiskirjeen (sähköinen) tilauksen yhteydessä kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi ja sähköpostiosoite.
    Tämä rekisteri kattaa Valu Oy:n Base-järjestelmällä toteutetut uutiskirjeet: UKK-instituutin uutiskirje, Terve Urheilija -ohjelman uutiskirje, Terve koululainen -hankkeen uutiskirje ja Smart Moves -hankkeen uutiskirje.
  • Palautteen (verkkosivuilla oleva lomake) antamisen yhteydessä kerätään sähköpostiosoite.

Rekisterin käyttötarkoitus

  • Koulutuksiin ilmoittautuneiden ja tilauskoulutustarjouksen pyytäjän henkilötietoja käytetään tiedottamiseen, koulutusmateriaalien jakamiseen, palautteiden keräämiseen, laskutukseen sekä tulevista koulutuksista ja muista UKK-instituutin palveluista tiedottamiseen sähköpostin tai postin välityksellä. Henkilötietoja käytetään myös UKK-instituutin rahoittajien vaatimaan koulutustoiminnan raportointiin.
  • Verkkokaupan aineistoja tilanneiden henkilötietoja käytetään aineistojen toimittamiseen, laskutukseen sekä aineistoista ja muista UKK-instituutin palveluista tiedottamiseen sähköpostin tai postin välityksellä.
  • Koulutuskalenterin (painettu lehtinen) tilaajan henkilötietoja käytetään kalenterin toimittamiseen sekä tulevista koulutuksista ja muista UKK-instituutin palveluista tiedottamiseen sähköpostin tai postin välityksellä.
  • Terveysliikuntauutisten (painettu lehti) tilaajan henkilötietoja käytetään lehden toimittamiseen sekä muista UKK-instituutin palveluista tiedottamiseen sähköpostin tai postin välityksellä.
  • Verkko-oppimisalustan käyttäjän henkilötietoja käytetään järjestelmää hyödyntävien koulutusten toteutuksessa, esimerkiksi materiaalien jaossa, koulutukseen liittyvien tehtävien suorittamisessa ja seurannassa sekä opiskelijaryhmän sisäisessä keskustelussa.
  • Uutiskirjeen (sähköinen) tilaajan henkilötietoja käytetään vain henkilön tilaamien uutiskirjeiden lähettämiseen.
  • Palautteen (verkkosivuilla oleva lomake) antajan henkilötietoja käytetään vain saatuun palautteeseen vastaamiseen.

Rekisteriin kerättäviä lukumäärätietoja käytetään nimettöminä UKK-instituutin toiminnan analysointiin ja suunnitteluun.

Tietojen arkistointi ja hävittäminen

  • Koulutuksiin ilmoittautuneiden, tilauskoulutustarjouksen pyytäneiden ja aineistoja tilanneiden henkilötiedot säilytetään tulevista koulutuksista, aineistoista ja muista UKK-instituutin palveluista viestimistä varten, jos henkilö ei ole sitä erikseen kieltänyt. Henkilö voi kieltää tiedotuksen viestien lopussa olevasta peruutuslinkistä. Sen jälkeen hänelle ei lähetetä tietoa postitse tai sähköpostilla.
  • Verkko-oppimisalustan käyttäjä voi tarkastaa ja hallinnoida omia tietojaan ja niiden näkyvyyttä Optimassa.
  • Uutiskirjeiden sähköisessä rekisterissä henkilötiedot säilyvät UKK-instituutin vastuulla. Henkilö voi perua uutiskirjeen tilauksen jokaisen uutiskirjeen lopussa olevalla Peru tilaus -linkillä. Peruutuksen yhteydessä tiedot poistetaan palveluntarjoajan tietokannasta.
  • Palautteenantajan tiedot hävitetään vuosittain.

Tietolähteet

Tiedot saadaan henkilöiden itsensä ilmoittamina, eikä niitä siten päivitetä säännöllisesti.

Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei myydä eikä luovuteta UKK-instituutin ulkopuolelle.
Yhteistyökoulutuksissa tietoja voidaan välittää koulutuskumppanille.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot sijaitsevat palvelimilla, joihin on käyttöoikeus ja pääsy vain niillä toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

Rekisteröidyn oikeudet

tietosuoja.fi/yksityishenkilot
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvästi tietoa henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omien tietojen oikeellisuus ja saada niistä kopio itselle. Hänellä on oikeus pyytää omien tietojensa oikaisua tai poistamista. Hänellä on myös oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen ja rajoittaa ja vastustaa tietojensa käsittelyä sekä vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä ja profilointia. Hänellä on myös oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.

Tarkastaminen ja muut pyynnöt ovat maksuttomia kerran vuodessa ja ne tulee tehdä kirjallisesti tai sähköpostitse rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn pyyntöön vastataan viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa.

 

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä dokumenttia, jotta se täyttää voimassaolevan tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

 

Päivitetty: 23.5.2018

 

 
Edellinen muokkaus: 28.05.2018